Kiinteistöpäällikön työpäivään mahtuu kaikenlaista: yhteydenpitoa asiakkaan kanssa, raportointia ja asioiden viestimistä ja ohjausta suuntaan jos toiseen.

Julkaisimme viime viikolla artikkelin kiinteistöpäällikön työstä ja tärkeimmistä sidosryhmistä. Tällä kertaa tutustumme tarkemmin kiinteistöpäällikön tehtäviin ja työnkuvaan.

Yhteydenpidon, viestinnän ja koordinoinnin lisäksi kiinteistöpäällikön työhön sisältyy myös paljon muun muassa talouden ja siihen liittyvien toteumien raportointia. Lisäksi raportoidaan esimerkiksi erillispoikkeamia, huollon toimia, tai muita asiakkaan kanssa sovittavia seurannan kohteita. Kiinteistöpäällikkö tekee myös kiinteistön ylläpidon budjetoinnin yhdessä ylläpitopäällikön kanssa. Budjetti kokonaisuutena käydään sitten läpi asiakkuusvastaavan ja asiakkaan kanssa.

Kiinteistöpäällikkö huolehtii PTS:n (PTS = pitkän tähtäimen suunnitelma kiinteistön ylläpidosta) eli kiinteistön pitkän toiminnan suunnitelman seurannasta. Kiinteistöpäällikkö varmistaa, että kilpailutustiedot ovat kohdillaan ja että ne toteutetaan oikeassa aikataulussa. On tärkeää, että kiinteistöpäälliköllä on jatkuvasti tieto meneillään olevien ja suunniteltujen töiden tilasta.

Suurin osa työstä tehdään toimistolla, mutta välillä kiinteistöpäällikkö vierailee esimerkiksi asiakkaan kanssa kohteella. Joissain tilanteissa kiinteistöpäällikkö saattaa myös toimia esimiehenä. Tällöin alaisina on usein ylläpitopäälliköitä ja teknisiä isännöitsijöitä.

Erot kiinteistöpäällikön tehtävänkuvassa asunto- ja toimitilapuolella

Kiinteistöpäällikön tehtävänkuvassa ei ole merkittäviä eroja siinä työskenteleekö kiinteistöpäällikkö asunto- vai toimitilapuolella. Erot liittyvät usein lähinnä tekniikan ja asiakkaiden määrään. Toimitilapuolella on nimittäin usein selkeästi suurempi määrä teknisiä järjestelmiä, ja asiakkaita usein vain kaksi: omistaja ja vuokralainen. Toki kohteita voi olla useita, mutta silti kiinteistön (vuokrasopimussuhteessa olevien) käyttäjien määrä jää usein helposti alle sataan. Tämä vaihtelee kuitenkin, sillä yhdellä käyttäjällä voi olla vuokrattuna tilaa esim. 20 - 10 000 m2 ja tiloissa saattaa työskennellä satoja ihmisiä. Asuntopuolella puolestaan järjestelmiä on vähemmän ja asukkaita eli kiinteistön käyttäjiä voi olla jopa useampi tuhat.

Työn palkitsevuus tulee asioiden hyvästä hoidosta

Kiinteistöpäällikön työssä on palkitsevinta se, kun pystyy näyttämään asiakkaalle hyviä tuloksia. Tällaisia tilanteita syntyy silloin, kun on saatu tehtyä laadukkaat korjaustyöt ajallaan ja hyvään hintaan. Hyvä mieli syntyy myös erityisen onnistuneista asiakaspalavereista – kun asioita saadaan jouhevasti yhteistyössä eteenpäin.

Ikävintä työssä ovat luonnollisesti tilanteet, joissa jokin osa aikataulusta on pettänyt ja asiakkaalle joutuu selittämään miksi töitä ei ole vielä tehty. Tällaisia tilanteita tulee kuitenkin onneksi harvoin. Haastavia ovat myös tilanteet, joissa kiinteistön ylläpidon hoitava taho vaihtuu tiheään. Kiinteistöihin tutustuminen ja niiden riittävä tuntemus vaatii aikaa. Uudessa kiinteistössä on aina omat sidosryhmät, vastuut ja järjestelmät, jotka on tärkeä tuntea perinpohjaisesti.  

Kiinteistöpäällikön työssä on tärkeää, että henkilöllä on vahva tekninen tausta, esimerkiksi insinöörin koulutus, sekä kokemusta kiinteistöalalta. Kiinteistön elinkaaren (PTS) tuntemus on tärkeää, samoin asiakaslähtöinen ote ja asenne työntekoon.

Kiinteistöpäälliköllä tulee olla kokemusta ja silmää osata poimia ne kaikista tärkeimmät asiat ja tehtävät kokonaisuutta silmällä pitäen - oman työn, kiinteistön omistajan eli asiakkaan ja vuokralaisen kannalta. Ja sitten vielä taitoa laittaa ne tärkeysjärjestykseen.

Oletko kiinnostunut kiinteistöpäällikön tehtävästä? Tutustu avoimiin työpaikkoihimme!