Kiinteistönhoidon osto
Kiinteistönhoidon ostaminen on monivaiheinen prosessi.

Kiinteistönhoidon ostaminen on mutkikkaampaa kuin valmiin tuotteen ostaminen, joten ennen ostamista kannattaa miettiä osto- eli hankintaprosessin kulkua. Näin hankinta onnistuu paremmin kaikkien osapuolien kannalta. Ovenian kautta palveluita ostavat niin kiinteistösijoittajat kuin taloyhtiötkin.

Hankintaprosessin viisi vaihetta

Ovenian hankintapäällikkö Teppo Repo on kirjoittanut aiheesta selkokielisen kirjan Kiinteistöhoidon osto-opas yhdessä Martti Pennasen kanssa. Kirjassa hankintaprosessi on jaettu viiteen vaiheeseen, jotka ovat:

  1. Tarveharkinta
  2. Suunnittelu
  3. Kilpailutus
  4. Neuvottelut
  5. Sopimus

Ensimmäisessä vaiheessa pitää miettiä tarkasti mitä on hankkimassa ja onko tarvetta kilpailuttaa, eli tarvitseeko palvelua muuttaa paljon vai riittääkö pelkkä neuvottelu nykyisen palveluntarjoajan kanssa. Jos päädytään kilpailuttamaan ja halutaan vaikuttaa mm. laatuun tai hintaan, niin suunnitteluvaihe on tärkeää tehdä kunnolla.

- Panosta ensisijaisesti suunnitteluvaiheeseen eli määrittele tarkasti mitä ostat. Jos ostat vaikka siivousta, niin mitä se täsmällisesti ottaen tarkoittaa. Eri ihmiset ovat eri mieltä siitä, mitä on siisti tai todella siisti. Eli mieti määrittelyt tarkasti ja myös se millaisilla ehdoilla ostat. Määrittele myös kohteet, sillä eri kohteissa pitää luonnollisesti ottaa eri asioita huomioon. Joihinkin kohteisiin voi kuulua mukaan esim. parkkihallit ja osaan ei, tai jotain muuta erityistä, vaikkapa lumien kuljetus pois alueelta. Kaikki tämä pitää määritellä tarkasti, kertoo Teppo Repo.

Hyvä suunnittelu on perusta kilpailutuksen onnistumiselle. Ovenia kilpailuttaa palveluita kaikille asiakkailleen, taloyhtiöille ja kiinteistösijoittajille.

- Kiinteistösijoittaja-asiakkaille kilpailutetaan sopimuksen mukaan ja hyväksytetään päätös palvelun kilpailuttamisesta. Me Oveniassa valmistelemme kilpailutukset pitkälle ja esitämme saadut tarjoukset asiakkaalle. Asiakkaan kanssa yhdessä sitten päätetään millä kriteereillä ostetaan, eli mietitään onko esim. kustannustehokkuus tai laatu määräävä ostotekijä. Asiakas päättää ja valitsee mitä ostetaan, mutta meidän kokemuksemme palvelutarjoajista auttavat prosessissa, sanoo Teppo.

Kun asiakkaan kanssa päästään yhteisymmärrykseen mitä, keneltä ja millä ehdoin tilataan, niin Ovenia alkaa johtaa koko loppuprosessia. Ovenia neuvottelee ja tekee sopimukset vaikkapa kiinteistön huollosta, siivouksesta tai hissihuollosta palveluntuottajan kanssa.

- Teemme kaikenlaisia sopimuksia asiakkaiden toiveiden mukaan ja teemme myös puitesopimuksia, ja keskitettyjä hankintoja. Keskitettyjen hankintojen etu on siinä, että Jokaisen asiakkaan ei tarvitse käydä neuvotteluja erikseen palveluntuottajien kanssa, kun Ovenia on sen kerran tehnyt keskitetysti. Siitä hyötyvät sekä pienet että isot asiakkaamme, Teppo toteaa.

Tilaajan kannattaa käydä sopimus hyvin läpi, että se on tarjoajan lisäksi hyvä ostajalle. Muista myös aina tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet!

Kysy lisää:
Teppo Repo
hankintapäällikkö
teppo.repo@ovenia.fi