Yritysvastuusta

Ovenia konsernina olemme sitoutuneet kaikessa toiminnassamme toimimaan lakien ja säädösten mukaisesti, vastuullisesti ja noudatamme mm. UN Global Compact - (kymmenen periaatetta, jotka koskevat ihmisoikeuksia, työntekijöiden oikeuksia, ympäristön suojelua ja korruption ehkäisyä) sekä ESG -periaatteita. ESG on lyhenne sanoista ”environmental”, ”social” ja ”governance”, ja niillä tarkoitetaan ympäristöä, yhteiskuntaa sekä hallinnointitapaa.

Oveniassa vastuullisuus on olennainen osa konsernimme arvoja ja sitä kautta osa jokapäiväistä tekemistä. Vastuullisuuskysymyksiä tarkastellaan osana riskienhallintaa ja niistä raportoidaan hallitukselle ja osakkeenomistajille säännöllisesti. Vastuullisuuskysymyksiä myös arvioidaan säännöllisesti johtoryhmälle tehtävällä kyselyllä.

Oveniassa vastuullisella toiminnalla näemme positiivisia vaikutuksia liiketoiminnan kannattavuuteen sekä yrityksemme kilpailukykyyn. Panostamalla työhyvinvointiin sekä -turvallisuuteen parannamme henkilöstötyytyväisyyttä sekä motivaatiota. Avoin, vastuullinen ja ammattitaitoinen toiminta taas lisää asiakastyytyväisyyttä sekä vahvistaa Ovenian julkisuuskuvaa. Ympäristöön ja sen suojeluun sekä kulutuksen vähentämiseen keskittyvät projektit, joita kehitämme yhdessä asiakkaidemme kanssa, tuovat merkittäviä säästöjä mm. energiankulutuksessa sekä voivat luoda pitkällä aikavälillä myös muuta yhteiskunnallista hyvää - kuten uusia työpaikkoja.

Vastuullisuutta tarkastellaan omana kokonaisuutenaan. Vaikka monet asiat ovat konsernissa hyvin ja toteutuvan päivittäisessä liiketoiminnassa, pyrimme yhä parantamaan vastuullisuuteen liittyvää seurantaa, raportointia sekä viestintää. Tavoitteenamme on luoda ja jalkauttaa selkeä prosessi, jonka osana vastuullisuutta mitataan ja sen pohjalta määritellään kehittämiskohteet seuraavalle vuodelle.

Ympäristövastuu

Olemme sitoutuneet ympäristövaikutustemme vähentämiseen sekä omassa toiminnassamme että isännöimissämme kiinteistöissä.

Kannustamme henkilökuntaamme aktiivisesti toimimaan ympäristön hyväksi ja lisäämme työntekijöidemme tietoisuutta ympäristöasioihin mm. erilaisten ympäristöteemaan liittyvien kampanjaviikkojen avulla. Kaikilla toimipisteillämme jätteet lajitellaan sekä kierrätetään asianmukaisesti. Ovenian intrasta Sinetistä löytyy myös lajitteluohjeita ja neuvoja ympäristöystävällisyyden edistämiseen kaikkien ovenialaisten käyttöön. Tarjoamme henkilöstön käyttöön toimipisteistä riippuen niin matkakortteja julkiseen liikenteeseen kuin polkupyöriäkin. Ovenian pääkonttorilla on lisäksi henkilöstön käyttöön sähköauto. Myös etätyömahdollisuus vähentää liikenteen aiheuttamaa kuormitusta.

Ovenia konsernin pääkonttorille on myönnetty Green Office –sertifikaatti, joka velvoittaa ympäristöasioiden osalta jatkuvaan seurantaan ja raportointiin. Koulutuksella ja tiedottamisella huolehdimme, että jokainen ovenialainen tuntee oman toimintansa vaikutukset ympäristöön ja osaa toimia näitä vaikutuksia vähentäen.

Olemme tiedostaneet oman toimintamme merkityksen erityisesti myös hallinnassamme olevien kiinteistöjen energiantehokkuuden parantamisessa ja ilmastonmuutoksen hillitsemisessä. Tuottaessamme palveluita asiakkaillemme yhteistyömme perustana on aina asiakkaan oma strategia. Huomioimme energiatehokkuuden ja ympäristönäkökohdat hankkiessamme ja ohjatessamme kiinteistön ylläpitoon liittyviä palveluita. Autamme asiakkaitamme kehittämään toimintaansa, määrittelemään tavoitteet sekä seuraamaan niiden toteutumista. Raportoimme säännöllisesti energiatehokkuustavoitteiden toteutumisesta.

Tavoitteenamme on tilankäyttäjien viihtyvyys ja kiinteistön energiatehokas ja tarkoituksenmukainen käyttö. Seuraamme kiinteistöalan uusia energiatehokkaita innovaatioita jatkuvasti, jotta osaamme suositella parhaita ratkaisuja asiakkaillemme. Kehitämme myös tuotteita ja palveluita ympäristöteeman ympärille. Energia- ja ympäristöpalvelumme tarjoaa myös energiatehokkuuden ja ympäristöjohtamisen selvityksiä ja niihin liittyviä kehitystoimenpiteitä asiakkaiden tarpeiden mukaan.

Kehityshankkeet

Osallistumme aktiivisesti kiinteistö- ja rakennusalan yhteisiin kehityshankkeisiin. Vuonna 2016 Ovenia Oy oli mukana KTI Kiinteistötieto Oy:n Vastuullinen kiinteistöliiketoiminta 2016 –hankkeessa.

Aikaisempia kehityshankkeita:

  • Vastuullinen kiinteistöliiketoiminta ja ympäristöbenchmarking 2015 (KTI Kiinteistötieto Oy)
  • Vastuullinen kiinteistöliiketoiminta 2014 (KTI Kiinteistötieto Oy)
  • Kohti kestävää kiinteistöliiketoimintaa 2012 (KTI Kiinteistötieto Oy)
  • Kiinteistöjen eko- ja energiatehokkuuden tunnusluvut 2010–2011 (KTI Kiinteistötieto Oy)
  • Ekotehokkaat sopimuskäytännöt 2010–2011 (Rakli)

Olemme mukana alan kehittämisessä myös Green Building Council Finland ry:n jäsenyrityksenä sekä jäsenenä käyttö- ja ylläpitotoimikunnassa. Olemme sitoutuneet edistämään ympäristöluokitusten käyttöönottoa Suomessa sekä kestävää kehitystä rakentamisessa ja kiinteistöjen käytössä.

Toiminnan tavoitteet

Vuoden 2016 tavoitteinamme oli hallinnassamme olevien kiinteistöjen:

  • energiatehokkuustavoitteiden saavuttaminen
  • jätehuollon hyötykäyttöasteen parantaminen

Oman toimintamme osalta seurasimme pilottihankkeena Helsingin päätoimipisteessä

  • energiankäytön vähentämistä 10 %:llä vuoteen 2016 mennessä
  • henkilökunnan matkustamisesta aiheutuneiden ympäristövaikutusten vähentämistä sekä
  • paperinkulutuksen vähentämistä

Tavoitteemme vuodelta 2016 toteutuivat seuraavasti

Hallinnassamme olevat kiinteistöt

  • vertailukelpoinen energiankulutus yhteensä laski -1,4 %
  • jätehuollossa saavutettiin 98 %:n keskimääräinen hyötykäyttöaste ja kierrätysaste 50 %

Ovenia keskitti toimintojaan Helsingissä vuoden 2015 aikana yhteen toimipaikkaan. Pitäjänmäessä, Vuosaaressa ja Helsingin keskustassa sijaitsevat toiminnot yhdistettiin saman katon alle Pasilassa sijaitsevaan toimitilaan. Toimitilan valinnassa otettiin huomioon monia toiminnan kannalta keskeisiä vihreitä tavoitteita kuten esim. kohteen sijainti ja saavutettavuus julkisella liikenteellä, kevyttä liikennettä tukevat hyvät sosiaalitilat, kalusteiden leasing, jätteiden hyvät lajittelumahdollisuudet ja vihreä siivoussopimus. Lisäksi vuokrasopimukseen laadittiin Green Lease –liite ja yhteiskäyttöä varten hankittiin sähköauto.

Muuton yhteydessä kiinteistön omistaja käynnisti hankkeen rakennuksen sertifioimiseksi BREEAM In-Use luokitusjärjestelmän mukaisesti. Ympäristösertifikaatti saavutettiin heinäkuussa 2016.

Omalle toiminnalle vuodelle 2016 asetetut tavoitteet toteutuivat seuraavasti. Tavoitteen saavutettavuuteen vaikutti toimitilan muutos sekä myös kesken kauden tapahtuneet pinta-alan ja henkilöstömäärän muutokset, jolloin tiedot eivät ole vertailtavissa keskenään henkilömäärässä.

Green office

Vuoden 2017 tavoitteet

Hallinnassamme olevien kiinteistöjen:

  • energiatehokkuustavoitteiden saavuttaminen
  • jätehuollon hyötykäyttöasteen parantaminen

Oman toimintamme osalta Helsingin päätoimipisteessä:

  1. Vähentää toimiston energiankäyttöä/hlö 8 % vuoteen 2025 mennessä, verrattuna vuoteen 2017, joka on ensimmäinen täysi vuosi Pasilassa
  2. Seurata ja viestiä henkilökunnalle säännöllisesti toimiston energiankulutuksesta
  3. Vähentää henkilökunnan matkustamisesta aiheutuneita ympäristövaikutuksia
  4. Kannustaa henkilökuntaa ja vierailijoita julkisen liikenteen käyttöön
  5. Vähentää toimistopaperin kulutusta
  6. Parantaa toimiston jätteiden kierrätysastetta

Yhteiskunta- ja sosiaalinen vastuu

Työelämän käytännöt

Oveniassa tavoitteenamme on osaava ja motivoitunut henkilöstö, joka aktiivisesti kehittää itseään, työtään sekä työyhteisöään. Sitoutunut, hyvinvoiva ja tyytyväinen henkilöstö luo kivijalan Ovenian menestykselle. Lähtökohtana toiminnassamme on työympäristön turvallisuus ja terveellisyys sekä työkykyiset ja vireät työntekijät.

Vuosittain päivitämme henkilöstösuunnitelman, jossa määritellään millaista henkilöstöpolitiikkaa Oveniassa noudatetaan. Suunnitelma toimii johtamisen ja kehittämisen apuvälineenä ja se viestitään koko organisaatiolle. Osana henkilösuunnitelmaa on koulutussuunnitelma. Teemme vuosittain myös työsuojelun toimintaohjelma ja siihen liittyen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman.

Vuonna 2017 pääpainopistealueenamme on varmistaa, että oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä

  • Urakierron varmistaminen siten, että työntekijöiden ammattitaito ja motivaatio kohtaavat tehtävän vaatimusten kanssa
  • Puuttumistaidot: tarpeen havaitseminen ja valmiudet asian ratkaisemiseen eri osapuolten tarpeet huomioiden
  • Rekrytoinnin ammattimaistaminen tukea lisäämällä ja vaatimustasoa nostamalla

Tavoitteemme vuodelta 2016 toteutuivat seuraavasti:

  • Koulutuksen tehostaminen; oppisopimuskoulutusten sekä koulutusten verovähennysten hyödyntämisellä olemme voineet mahdollistaa yhä useamman koulutuksen toteuttamisen
  • Henkilöstökyselyn pohjalta tehtävien toimenpiteiden seuranta; jokainen tiimi asetti kolme tavoitetta ja tavoitteiden toteutumista seurattiin kolmesti sähköisesti toteutetuin kyselyin 
  • Palkitsemisen kehittäminen; liiketoimintayksiköille varattiin erillinen budjetti hyvästä suoriutumisesta palkitsemiseen, työsuhdeautoetupolitiikka päivitettiin

Suunnitelman ja tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti. Vuosittain koko henkilöstölle suoritetaan henkilöstötyytyväisyyskysely sekä jokaisen henkilön kanssa käydään kehityskeskustelu. Henkilöstön tuntemuksia seurataan myös kuukausittain lyhyellä henkilöstöpulssilla, jossa henkilöstö pääsee arvottamaan sen hetkistä fiilistään asteikolla 1-5.  Sairauspoissaoloja seurataan kuukausittain ja niihin pyritään puuttumaan ennaltaehkäisevästi yhdessä työterveyshuollon kanssa. Tarjoamme työntekijöillemme myös lakisääteistä työterveyshuoltoa kattavampia työterveyspalveluita ja työntekijöillä on mahdollisuus tarvittaessa saada ergonomiatuotteita kuten sähköpöytä.

Henkilöstön hyvinvointia tukemaan on Oveniassa perustettu virkistystoimikunta (Virkkari), joka koordinoi ja kehittää mm. TYKY toimintaa, mutta järjestää samalla myös erilaisia tapahtumia työntekijöille kuten liikuntatempauksia, kulttuuritapahtumia sekä urheilumielisiä kilpailuja. Virkkarin tavoitteita ovat työyhteisön ja työyksiköiden ilmapiirin ja työhyvinvoinnin parantaminen, henkilöstön työkyvyn, työtehokkuuden ja työssä viihtymisen lisääminen, yhteenkuuluvaisuuden tunteen vahvistaminen sekä ovenialaisten työssä jaksamisen ja terveellisten työtapojen kehittäminen.

Paikallisyhteisön toimintaan osallistuminen ja kehittäminen

Pyrimme Oveniassa mahdollisuuksien mukaan osallistumaan sekä paikallisyhteisöjen että oman alan toimintaan ja kehittämiseen. Ovenia on jäsenenä lukuisissa eri järjestöissä ja yhdistyksissä mm. Rakli Ry:ssä, Isännöintiliitto ry:ssä sekä Suomen Kauppakeskusyhdistys ry:ssä.

Teemme myös läheistä yhteistyötä eri oppilaitosten kanssa, kuten Aalto-yliopiston, Kiinkon ja Amiedun.

Tulevaisuus ja sen tekeminen paremmaksi kuuluu olennaisena osana Ovenian liiketoimintaan, joten hyväntekeväisyyden osalta Ovenia on jo vuosia lahjoittanut asiakkaiden joululahjoihin tarkoitetut varat Lastensairaalan 10 osastolle, tukemaan syöpäsairaita lapsia.

Hyvät hallinnointitavat

Noudatamme konsernin liiketoiminnassa osakeyhtiölakia, konserniyhtiöiden yhtiöjärjestyksiä sekä konsernin Corporate Governancea. Organisaatio on kuvattu ja jalkautettu koko henkilöstölle ja sen yhteydessä on määritelty myös säännönmukaiset raportointisuhteet. Hallitus kokoontuu vuosittain noin 11 kertaa ja vastaa yhtiökokoukselle toiminnastaan sekä yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtoryhmään kuuluu 10 jäsentä ja se kokoontuu 1-2 kertaa kuukaudessa. Johtoryhmän ja konsernin toiminnasta sekä asetettujen tavoitteiden toteutumisesta raportoi hallitukselle kuukausittain konsernin johtaja.

Työntekijät osallistuvat päätöksen tekoon yhteistoimintaryhmän kautta ja henkilöstöllä on lisäksi oma edustajansa johtoryhmässä. Henkilöstön näkemyksiä yhtiön hallintoon tiedustellaan vuosittain myös henkilöstötyytyväisyyskyselyn osana.

Olemme Oveniassa ottaneet erittäin tiukan linjan kaikenlaiseen lahjontaan sekä korruptioon. Meille on erittäin tärkeää, että asiakkaamme voivat luottaa puolueettomuuteemme kaikissa tilanteissa. Oikein toimimisen periaatetta vahvistaaksemme on vuoden 2017 aikana tavoitteena luoda konsernille Compliance –ohjelma, jossa painopisteet ovat erityisesti lahjonnan ja korruption ehkäisemisessä, hyvässä hankinnassa sekä tietosuojassa.

Laatusertifikaatit ja toimintatavat

Kehitämme omaa toimintaamme jatkuvasti ja osoituksena tästä työstä toimintajärjestelmällemme myönnettiin ISO 9001 -laatusertifiointi 2012 – ensimmäisenä kiinteistöjohtamisen yrityksenä Suomessa. Lisäksi Isännöinti-liiketoimintamme on ISA-auktorisoitua osoituksena siitä, että Ovenia noudattaa Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n hyvää isännöintitapaa koskevia eettisiä ohjeita sekä niihin liittyviä valvontamenettelyitä.

Oveniassa toiminnan ja prosessien laatua sekä toimivuutta arvioidaan vuosittain sisäisesti ja ulkoisesti. Ulkopuoliset kolmannen osapuolen arvioinnit ovat ISO 9001 -laatusertifioinnin ja ISA-auktorisoinnin edellytyksiä, joissa arvioidaan toimiiko Ovenia sen itsensä määrittelemien toimintamallien ja sertifikaatin sekä auktorisoinnin edellyttämällä tavalla. Kolmannen osapuolen arvioinnin Oveniassa suorittaa DNV GL.

Osoituksena toiminnan jatkuvasta kehittämisestä Ovenia uusi ISO 9001 -laatusertifiointinsa vuonna 2015. Ulkoisessa arvioinnissa todettiin Ovenian parantaneen toimintaa edellisen sertifiointikauden aikana erityisesti:

  • Esimiesten koulutukseen on panostettu voimakkaasti esimiesvalmennushankkeella
  • Isännöintiliiketoiminnassa on panostettu asiakaslähtöisen sähköisen palvelun tuottamiseen
  • Kauppakeskusjohtamisen asiakastyytyväisyys on parantunut kaikilla tutkituilla 12 osa-alueella

Sisäisten auditointien tavoitteena on tunnistaa oman toimintamme kannalta merkittävät kehityskohteet ja parannusmahdollisuudet sekä nostaa esiin hyviä käytäntöjä organisaation sisältä. Auditoinnin suorittavat tehtävään koulutetut ovenialaiset, jotka tutkivat toiminnan laatua oman liiketoimintansa tai palveluyksikkönsä ulkopuolella. Auditoinnit suoritetaan vuosittain laadittavan auditointisuunnitelman mukaisesti, hyvää auditointitapaa noudattaen. Konsernin johtoryhmä arvioi toimintajärjestelmän soveltuvuutta ja vaikuttavuutta liiketoimintaan sekä parannusmahdollisuuksia kokonaisuutena säännöllisesti.

Taloudellinen vastuu

Ovenia on kotimaisesti omistettu yritys, joka maksaa elinkeinoveronsa täysimääräisesti Suomeen. Konserni verojalanjäljestä merkittävin osa koostuu maksettujen palkkojen ennakonpidätyksistä, sosiaalimaksuista ja muista lakisääteisistä henkilöstömaksuista sekä tilitetyistä arvonlisäveroista.

Vastuullisena yrityksenä Ovenia pitää huolta omasta kannattavuudestaan sekä kilpailukyvystään.  Kannattava liiketoiminta mahdollistaa yhtiön ja sen kilpailukyvyn kehittämisen, lisäarvon tuottamisen yhtiön eri sidosryhmille sekä yhtiön sosiaalisesta- ja ympäristövastuusta huolehtimisen.

Asiantuntijapainotteisena yrityksenä suurin osa Ovenian taloudellisesta lisäarvosta palautuu henkilöstölle maksettuina palkkoina ja sitä kautta eri puolelle Suomea paikallisyhteisöihin kulutuksen muodossa.